Geschäftsvisum für Kanada

Ein Geschäftsvisum ist ein im Reisepass eingetragener Sichtvermerk eines Auslandes. Der Eintrag berechtigt zur Einreise sowie dem Aufenthalt im fremden Land. Darüber hinaus erlaubt ein Geschäftsvisum die Aufnahme und Durchführung von geschäftlichen Aktivitäten und betrieblichen Maßnahmen wie Vertragsausarbeitungen, Definition von Handelsbestimmungen, Produkt- und Maschineneinführungen sowie Unternehmensentwicklung. Für eine ökonomisch nachhaltige Geschäftsanbahnung ist der grenzüberschreitende, direkte Kontakt zwischen internationalen Unternehmen ausnehmend relevant. Der Außenwirtschaftsverkehr funktioniert innerhalb der EU zumeist reibungslos. In anderen Ländern ist die Erteilung von Geschäftsvisa vorgeschrieben, die zum Teil strengen Formalitäten unterliegen.

Für die Einreise nach Kanada nicht zwingend erforderlich: Amtliches Einladungsschreiben

Offizielle Einladungsschreiben, die zur Gewährung eines Geschäftsvisums führen, haben strikte Formvorgaben wie

  • korrekter Adressat (die Botschaft oder die Firma im Ausland)
  • genaue Angabe von Anreise und Abreise als Beleg für die konkrete Aufenthaltsdauer im Land
  • Vermerke, ob es sich um eine einmalige oder mehrmalige Ein- und Ausreise handelt
  • detailgetreue Angabe des Reisegrundes, zum Beispiel die Teilnahme an einer Produktvorstellung oder Präsentation von Maschinen zum Kauf
  • sämtliche personenbezogenen Daten des Geschäftsreisenden
  • die Einverständniserklärung des entsendenden Unternehmens, dass dieses für alle mit der Reise in Zusammenhang stehenden Kosten aufkommt, inklusive Unterkunft, Verpflegung, ärztliche Behandlung im Krankheitsfall

Große Erleichterung empfinden sowohl Unternehmen als auch Reisende persönlich, dass für deutsche Staatsbürger, die zu dienstlichen Zwecken für nicht länger als sechs Monate nach Kanada reisen, ein solches formelles Einladungsschreiben komplett überflüssig ist.

Ohne Visum auf dem Dienstweg nach Kanada einreisen

Deutsche Staatsangehörige sind von der Visumspflicht befreit, wenn sie eine Reise nach Kanada antreten. Für eine visumsfreie Einreise nach Kanada kommen diverse Gründe ohne Konsequenzen oder Komplikationen in Frage:

  • Die Reise darf geschäftlicher Natur sein,
  • es vermag sich um eine Urlaubsreise handeln,
  • junge Erwachsene verbringen ein Auslandssemester an einer kanadischen Universität oder
  • nehmen an einem Work and Travel Programm teil.

Eine Einreise ohne Visum gestattet ein halbes Jahr Aufenthalt in Kanada

Ob nun Dienstreise, Ferienfreizeit oder Berufspraktikum: Deutsche Bürger, die nach Kanada fliegen, sind berechtigt, sich bis zu einem halben Jahr ohne ein Visum im Land aufzuhalten. Spezifische Richtlinien gelten für Fachkräfte, die in Kanada einer Arbeit nachgehen möchten und dafür eine Arbeitserlaubnis benötigen.

Ein Reisepass ist notwendig

Personen, die mit deutscher Staatsbürgerschaft aus geschäftlichen Beweggründen nach Kanada einreisen wollen, benötigen in jedem Fall einen Reisepass. Der Reisepass muss zumindest für die gesamte Dauer des Trips nach Kanada gültig sein. Im Idealfall behält er mehrere Monate darüber hinaus Gültigkeit. Die kanadischen Grenzbehörden versehen den Pass bei der Einreise mit einem Stempel. Der Stempel gibt das definitive Datum wieder, zu dem der Reisende Kanada spätestens wieder verlassen muss. Touristen, Studenten und Geschäftsleute dürfen maximal sechs Monate im Land verbleiben. Für einen mehrmonatigen Aufenthalt in Kanada sollten Geschäftsreisende zudem die momentan geltenden Einreisebestimmungen hinsichtlich des Mitführens von persönlichen Gegenständen wie speziellen Gepäckstücken oder Ausrüstungsgegenständen, Medikamenten und Tieren beachten.

Jeder Dienstreisende braucht eine elektronische Einreisegenehmigung

Obgleich deutsche Staatsbürger für eine halbjährliche Verweildauer in Kanada von der Pflicht, ein Visum zu beantragen, befreit sind, benötigen sie doch ein bestimmtes Dokument, um erfolgreich einreisen zu dürfen. Alle Flugpassagiere, auch deutsche Geschäftsreisende oder Urlauber, müssen bei der Einreise in das nordamerikanische Land eine individuelle elektronische Einreiseerlaubnis vorzeigen. Diese Einreiseerlaubnis heißt im üblichen Sprachgebrauch e-Visum oder kurz eTA für Electronic Travel Authority.

Eine eTA beantragen

Die kanadische Regierung stellt die elektronische Einreiseerlaubnis für deutsche Dienstreisende oder Touristen aus. Einen Antrag für das erforderliche Formblatt stellen Kanadareisende komfortabel vom eigenen Computer am Arbeitsplatz oder von zuhause über die Internetseite der kanadischen Regierung. Nachdem der Antragsteller das Formular online ausgefüllt und eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 7 CAD (etwa 5 EUR) per Firmenkreditkarte oder PayPal bezahlt hat, erfolgt die Datenübermittlung. Eine Bestätigung, dass der eTA-Antrag vorliegt, erfolgt per automatisch generierter Nachricht unmittelbar nach der Antragstellung. Viele Kanadareisende erhalten innerhalb weniger Minuten ebenfalls per E-Mail ihre Zusage für die elektronische Einreisegenehmigung. In manchen Fällen kann die Zustellung des e-Visums eine Weile länger dauern. Falls die kanadischen Behörden ein Gesundheitszeugnis anfordern, verzögert sich die Ausstellung der Einreiseerlaubnis, bis alle Dokumente vorliegen und eingereicht sind. Wer geschäftliche Termine in Kanada wahrnehmen will, sollte bereits eine eTA zur Hand haben, bevor es an die eigentliche Reiseplanung geht. Lässt der geschäftige Berufsalltag in Deutschland keine Zeit für den Onlineantrag der eTA zu, übernehmen Visaagenturen gegen eine Servicegebühr die notwendigen Schritte.

Einmalige Einreiseerlaubnis für mehrere Geschäftsreisen

Wer für seine Einreise nach Kanada einmal eine eTA beantragt und erhalten hat, kann damit mehrfach in das Land einreisen. Die elektronische Genehmigung behält für insgesamt fünf Jahre Gültigkeit. Geschäftsreisende beachten jedoch, dass die eTA an den Reisepass, mit dem sie beantragt wurde, fest gekoppelt ist. Läuft der Reisepass in weniger als fünf Jahren ab, erlischt damit ebenso die Einreiseerlaubnis. Mit einem neuen Reisepass müssen Dienstreisende demnach auch eine neue eTA beantragen. Dennoch ist die langfristige Gültigkeit gerade für Vielflieger, die wiederholt nur eine kurze Aufenthaltsdauer in Kanada haben, äußerst praktisch. Sollen sich in Kanada zu einem Meeting Geschäftsleute aus diversen Nationen treffen, müssen alle Teilnehmer bedenken, dass Angehörige bestimmter anderer Staaten vielleicht ein Besuchervisum für Kanada benötigen. Die Internetplattform der kanadischen Botschaft hält eine Liste aller Staaten bereit, die visumspflichtig sind.

Bei der dienstlichen Einreise die Fragen der Einwanderungsbehörde beantworten

Nicht nur Urlauber, die nach Kanada kommen, um die spektakulären Naturlandschaften einmal persönlich zu erleben, müssen bei der Ankunft am kanadischen Flughafen Fragen nach ihren Reisegründen beantworten. Dasselbe gilt für Geschäftsreisende. Wenn die Grenzbeamten Fragen hinsichtlich der Reiseplanung stellen, sind alle Reisenden aufgefordert, der Wahrheit entsprechende Antworten zu geben. Manche Reisende müssen nachweisen, dass sie sich nur für eine zeitlich beschränkte Phase in Kanada aufhalten wollen. Andere müssen belegen, dass sie über ein ausreichendes Budget verfügen, um während des kompletten Aufenthaltes im Land finanziell für sich selbst und eventuell zugleich für unterhaltsberechtigte Familienmitglieder sorgen zu können. In einzelnen Fällen kann es vorkommen, dass kanadische Behörden aus gesundheitlichen Gründen eine medizinische Untersuchung anordnen. Smarte Dienstreisende, die jeglichen Komplikationen und zeitlichen Verzögerungen bei der Ankunft in Kanada aus dem Weg gehen wollen, haben ein aktuelles Gesundheitszeugnis im Handgepäck, das sie bei Bedarf beziehungsweise auf Wunsch der Einwanderungsbehörde vorlegen können.

Für welche geschäftlichen Handlungen in Kanada keine Arbeitserlaubnis notwendig ist

Mit einem gültigen Reisepass und einer eTA können deutsche Besucher mit dienstlichen Absichten nach Kanada einfliegen. Ist die Voraussetzung erfüllt, dass die in Kanada beabsichtigte Tätigkeit keine direkte Konkurrenz für den kanadischen Arbeitsmarkt darstellt, brauchen Dienstreisende ebenfalls keine Arbeitserlaubnis. Für eine berufliche Wirkung ohne Arbeitserlaubnis haben die kanadischen Behörden folgende Richtlinien definiert:

  • Die Quelle für eine Vergütung oder Entgeltzahlung für die in Kanada getätigten Geschäfte liegt außerhalb von Kanada,
  • der Hauptstandort des ausführenden Unternehmens liegt außerhalb Kanadas,
  • der wahrhaftige Ort für die Einnahme von Gewinnen befindet sich außerhalb von Kanada.

Auflistung von erlaubten geschäftlichen Tätigkeiten ohne kanadische Arbeitserlaubnis

Generell ist die kanadische Einwanderungsbehörde bestrebt, die illegale Aufnahme von bezahlter Arbeit und damit folglich illegale Aufenthalte von Ausländern in Kanada zu verhindern. Dennoch fördert die kanadische Regierung die wirtschaftliche Interaktion von Unternehmen auf internationaler Ebene. Als Amtshandlungen von Dienstreisenden in Kanada ist für die nachstehenden keine Arbeitserlaubnis notwendig:

  • Die Teilnahme an dienstlichen Treffen oder Meetings und Brainstormings
  • Sämtliche Dienstleistungen, die im Rahmen des Abschlusses von Kaufverträgen erforderlich sind, sogenannte After Sales Services
    • inklusive Montage-, Reparatur- und weiteren Serviceleistungen sowie
    • die Entsendung von qualifiziertem Personal zur Aufsicht, Anleitung und Ausbildung
    • firmeninterne Weiterbildungsmaßnahme
  • Abschluss von Käufen, Reisetätigkeit als Buyer und
  • Erledigung von Verkäufen, Dienstreise als Seller

Für die dienstliche Entsendung von Monteuren, die in Kanada arbeiten und von einer Arbeitserlaubnis befreit sind, muss ein ausformulierter After Sales Service Vertrag zwischen einem Unternehmen in Kanada und einer Firma in Deutschland existieren. In diesem Vertragsdokument legen beide Betriebe fest:

  • Wie viele Personen nach Kanada reisen sollen,
  • welche genau definierten Tätigkeiten die vorgenannten Personen ausführen werden und
  • wie lange der berufsbezogene Einsatz geplant ist.

Ein optimales Beispiel für einen dienstlichen Aufenthalt inklusive Arbeitstätigkeit ohne Notwendigkeit einer Arbeitserlaubnis ist: Ein betreffendes Produkt (Maschinenbauteil oder ähnliches) wurde in einem deutschen Betrieb mit Sitz in Deutschland hergestellt und an eine kanadische Firma mit Sitz in Kanada veräußert. Ein Kaufvertrag spiegelt alle Details des Handels wieder. Die zur anschließenden Montage entsendeten Mitarbeiter sind bei dem deutschen Unternehmen angestellt und besitzen nachweislich die erforderlichen Kenntnisse und Qualifikationen, um das Produkt zu betreuen und die notwendigen Arbeiten durchzuführen. Auf Anfrage legt der deutsche Arbeitgeber den kanadischen Behörden entsprechende Zeugnisse der Mitarbeiter zur Überprüfung vor.

Dienstreisende, die prüfen sollten, ob sie doch eine Arbeitserlaubnis für Kanada brauchen

Die Befreiung von der Visumspflicht für einen kürzer als sechs Monate währenden Aufenthalt im Land sowie die Befreiung von einer Arbeitserlaubnis für spezielle Tätigkeiten trifft in einigen Fällen nicht zu. Wer einen Sonderstatus für seinen geschäftlichen Aufenthalt in Kanada genießt, sollte konkret im Einzelfall prüfen, ob unter Umständen doch eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Beispielsweise fallen darunter ausländische Bürger, die bei einer kanadischen Firma als freie Mitarbeiter tätig sind. Ausländer, die einer Firma in Kanada

  • beratend oder
  • prüfend respektive überwachend

zur Seite stehen, und nicht fest dort angestellt sind, dürfen nicht ohne Arbeitsgenehmigung ihre Tätigkeit im Land aufnehmen. Dasselbe trifft für Mitarbeiter von ausländischen Firmen zu, die als Dienstleister der eigenen Firma einen Kunden in Kanada unterstützen sollen.

Vorgegebene Kategorien der kanadischen Regierung

Für einige zeitlich befristete Arbeitnehmer, Geschäftsreisende, Studenten und Pflegepersonal hält das kanadische System verschiedene Gruppierungen hinsichtlich notwendiger Aufenthaltserlaubnisse, Visa und Arbeitserlaubnisse parat. Abstufungen gibt es außerdem für Investoren, geschäftliche Besucher, Profis/Facharbeiter, Händler und Austauschmitarbeiter. Das bestehende Handelsabkommen, das North American Free Trade Agreement/NAFTA, differenziert zwischen den vorgenannten Reise- und Arbeitsabsichten.

Einreise mit eTA und Reisepass als Business Visitor

Ein geschäftlicher oder dienstlicher Besucher ist, wer nach Kanada einreist, um im Land geschäftlich aktiv zu werden, ohne Teil des kanadischen Arbeitsmarktes zu sein. Die so bezeichneten Business Visitors bleiben üblicherweise einige Tage oder Wochen in Kanada. Obwohl sie bis zu sechs Monate bleiben könnten, reisen deutsche Abgesandte meist nach einem kurzen Aufenthalt wieder ab. Sie beeinflussen die kanadische Arbeitswelt nicht. Aus diesem Grunde benötigen sie kein Visum und keine Arbeitserlaubnis.

Facharbeiter oder Profis benötigen eine Arbeitsgenehmigung in Kanada

Alle Arbeitnehmer, die nicht von einer deutschen Firma unter Vertrag und von dieser nach Kanada entsandt sind, aber trotzdem in Kanada beruflich wirken möchten, benötigen

  • eine Fachausbildung, die von der NAFTA erwünscht ist wie Ingenieur oder Computerspezialist,
  • ein Jobangebot von einer kanadischen Firma für das jeweilig zutreffende Berufsfeld,
  • eine Arbeitserlaubnis.

Richtlinien für Austauschmitarbeiter

Wer bei einem bestimmten Unternehmen angestellt ist, und für dieses in mehreren Ländern dienstlich aktiv ist, muss die gelisteten Bedingungen erfüllen, um in Kanada tätig zu sein:

  • Ein ununterbrochenes Arbeitsverhältnis bei der Firma von mindestens zwölf Monaten innerhalb der zurückliegenden drei Jahre,
  • eine Anstellung bei demselben oder einem verbundenen Unternehmen in den USA oder Mexico,
  • eine offizielle Entsendung nach Kanada um befristet für denselben Arbeitgeber hier zu wirken,
  • die Bekleidung einer Position als Manager oder Geschäftsführer oder in einem außergewöhnlichen Fachbereich plus
  • eine Arbeitserlaubnis.

Was bei Dienstreisen für Investmentabsichten in Kanada relevant ist

Um herauszufinden, ob und wo ein deutscher Betrieb in Kanada investieren kann oder möchte, bietet sich eine visums- und arbeitserlaubnisbefreite bis zu sechsmonatige Dienstreise an. In den Monaten finden deutsche Experten im Land heraus, ob ein Investment in Kanada gewinnbringend und vielversprechend ist. Die relevantesten Punkte einer derartigen Kanadadienstreise umschließen

  • Standortanalysen zur Bestimmung des am besten geeigneten Firmenstandortes,
  • Kostenvergleichsanalysen zur Definition entstehender Auslagen,
  • Einblick in die bestehende Marktsituation für das jeweilige Produkt einschließlich dem vorherrschenden kanadischen Investitionsklima,
  • Wissen über kanadisches Steuerrecht und Informationen über aktuelle Zollbestimmungen,
  • Herstellung von Kontakten zu lokalen Dienstleistern wie Rechtsanwälten, Steuerberatern, Zulieferern,
  • Kenntnisse über die Möglichkeiten für Immigrationen von Arbeitnehmer und Beantragung von Arbeitserlaubnissen.

Vorteilhaft bei Geschäftsreisen nach Kanada: Die politische Zusammenarbeit beider Länder

Deutschland und Kanada sind Länder, die sich mit ähnlichen Werten identifizieren. Die Partnerschaft funktioniert daher vergleichsweise unproblematisch. Beide Länder engagieren sich und kooperieren in internationalen wie diversen regionalen Organisationen, darunter die Vereinten Nationen und der OSZE. Sowohl Kanada als auch Deutschland setzen sich für Frieden, Sicherheit, Rechtsstaatlichkeit, Demokratie und Menschenrechte ein. Die politische Haltung begünstigt insgesamt die dienstlichen Reiseaktivitäten deutscher Unternehmen und ihrer Mitarbeiter.

Gebühren Arbeitserlaubnis

Arbeitnehmer, die per Dienstreise nach Kanada gestartet sind und anschließend feststellen, dass sie länger als sechs Monate im Land verbleiben müssen oder möchten, beantragen vor Ort bei der kanadischen Regierung eine Arbeitserlaubnis. Läuft die Arbeitserlaubnis ab, muss der Antragsteller das Land wieder verlassen beziehungsweise rechtzeitig Erkundigungen nach einer Möglichkeit zur Verlängerung einholen. Eine Arbeitserlaubnis für Kanada ist mit Gebühren verbunden. Im Vergleich zu der elektronischen Einreiseerlaubnis, die einen sechsmonatigen Aufenthalt gestattet und sieben CAD kostet, ist eine Arbeitsgenehmigung mit 155 CAD ziemlich teuer. Parallel zur Beantragung der zeitlich begrenzten Arbeitserlaubnis können sich deutsche Dienstreisende um eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung bewerben. In den sogenannten Pools entscheiden Glück und Qualifikation über die Zuteilung einer Einladung durch die kanadische Regierung, eine permanente Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis zu beantragen.